Gallas Group

Portare al digitale il banco dei contratti

Gallas Group è una delle maggiori agenzie per il lavoro domestico in Italia — “se dici Gallas dici badante” — che colloca presso le famiglie badanti, colf, assistenti a ore e babysitter attraverso una rete di circa cinquanta filiali. Il mio ruolo è stata l’app Android nativa che trasforma il momento cartaceo più ripetitivo dell’agenzia, la firma del contratto, in un flusso a schermo in filiale.

L’agenzia è un’agenzia per il lavoro (agenzia per il lavoro) autorizzata dal Ministero del Lavoro italiano, e il suo lavoro è per natura ricco di contratti: ogni collocamento significa accordi tra la famiglia, il lavoratore e Gallas Group, insieme a documenti come il codice etico e le informative sulla privacy. Fatto su carta, ciò significa stampare, firmare a mano, scansionare e archiviare gli stessi documenti in ogni ufficio, ogni giorno. L’app esiste per eliminare questo attrito senza perdere il valore legale di una firma reale.

Il prodotto è volutamente piccolo e mirato. Non è di per sé un back-office — l’agenzia gestisce già un sistema gestionale (gestionale) dove i contratti vengono preparati. L’app è invece la superficie di firma che vive su un tablet al banco della filiale e si collega a quel sistema. Al primo avvio, un operatore registra il dispositivo: gli assegna un nome e seleziona la filiale (sede) a cui appartiene. Da quel momento, il tablet è un endpoint noto che il back-office può indirizzare per nome e posizione.

Il flusso è volutamente facile da insegnare, e l’app lo illustra in un breve tutorial integrato. Un operatore crea il contratto nel sistema gestionale, sceglie il dispositivo registrato che deve raccogliere le firme e glielo invia. Il contratto compare quindi su quel tablet, pronto per essere firmato. Il familiare o il lavoratore legge il documento a schermo, appone le proprie firme direttamente sul dispositivo e conferma l’invio — momento in cui il documento firmato torna all’agenzia.

La schermata di firma è costruita attorno al documento, non attorno all’app. Mostra il contratto completo — accordi di ricerca e selezione, il codice etico di Gallas Group, i testi su privacy e consenso — con i campi firma posizionati dove la versione cartacea li prevederebbe. Un controllo di conferma tiene traccia di quante firme mancano ancora e resta disabilitato finché ogni campo richiesto non è stato completato, così che un contratto firmato a metà non possa mai essere inviato per errore. Solo quando il documento è completamente eseguito l’azione si sblocca e il contratto torna al back-office.

Il risultato è un software sul campo discreto ma concreto: un’app Android nativa che prende un’attività cartacea ad alto volume e sensibile alla conformità e la trasforma in pochi tocchi al banco — registra il dispositivo, ricevi il contratto, firma sul tablet, conferma — ripetuta in modo affidabile in una rete di filiali estesa su gran parte dell’Italia.